Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone cho doanh nghiệp SME

he thong tong dai dien thoai IP

Nếu bạn đang nghĩ đến việc đầu tư mới hoặc chuyển sang hệ thống tổng đài điện thoại VoIP, có lẽ bạn đã nghiên cứu và tìm kiếm một lượng thông tin đáng kể để cân nhắc các tính năng và lợi ích của hệ thống VoIP, cũng như việc chọn điện thoại bàn IP và tổng đài IP phù hợp cho nhu cầu kinh doanh cụ thể cho doanh nghiệp của mình.

he thong tong dai dien thoai IP
he thong tong dai dien thoai IP

1. Hệ thống điện thoại IP doanh nghiệp là gì?

Điện thoại Giao thức thoại qua Internet (VoIP) sử dụng internet để thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại. Sau khi hệ thống của bạn bao gồm tổng đài IP, điện thoại IP được kết nối, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi VoIP. Các thiết bị VoIP sử dụng giao diện Web-base, bạn có thể tùy chỉnh các tính năng, chẳng hạn như tạo thông báo chào mừng lễ tân ảo, cấu hình tài khoản SIP, thêm người dùng mới, cài đặt ghi âm.

Điện thoại VoIP so với điện thoại cố định truyền thống.

Sự khác biệt đáng kể nhất giữa điện thoại VoIP và điện thoại cố định nằm ở công nghệ. Điện thoại cố định Analog không thay đổi nhiều và kết nối với nhau trên hạ tầng dây cáp đồng và trao đổi phần cứng. Theo tiêu chuẩn ngày nay, công nghệ điện thoại cố định còn hạn chế, cho phép người dùng chỉ thực hiện và nhận cuộc gọi thoại.

Mặt khác, công nghệ VoIP đã thay đổi cách thức giao tiếp của các doanh nghiệp. Trên nền tảng IP (internet protocol), các dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp đã phát triển trong những năm gần đây, do sự đổi mới của điện thoại và tốc độ internet nhanh hơn. Không giống như điện thoại cố định yêu cầu các tiện ích bổ sung cho các tính năng của điện thoại (với một khoản chi phí bổ sung), các hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp hiện đại đi kèm với một loạt các tính năng liên lạc phổ biến đã được tích hợp sẵn.

2. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone hoạt động như thế nào?

Điện thoại VoIP (còn được gọi là điện thoại Internet và điện thoại IP) hoạt động bằng cách chuyển giọng nói của bạn thành dữ liệu (còn được gọi là gói dữ liệu). Dữ liệu thoại kỹ thuật số của bạn sau đó sẽ được truyền qua internet (tương tự như gửi email). Nếu bạn đã sử dụng các dịch vụ như Skype, Zalo hoặc Zoom để nói chuyện với bạn bè dù là cá nhân hay công việc, bạn đã sử dụng VoIP.

Cuộc gọi VoIP được thực hiện trên điện thoại của bạn (được kết nối với internet bằng cáp mạng hoặc bằng Wifi) hoặc qua máy tính sử dụng một phần mềm ứng dụng. Khi bạn thực hiện cuộc gọi, nhà cung cấp dịch vụ VoIP định tuyến các gói dữ liệu thoại giữa bạn và người gọi khác, tất cả chỉ trong tích tắc.

Kiến thức cơ bản về VoIP để giúp bạn bắt đầu cho một hệ thống tổng đài điện thoại dành cho doanh nghiệp.

VoIP là một công nghệ, tuy nhiên bạn chỉ cần quan tâm tới vài thiết bị chính cần thiết để thiết lập một hệ thống tổng đài điện thoại dùng để gọi nội bộ và liên lạc với khách hàng.

Những điều bạn cần biết về Tổng đài điện thoại VoIP.

Hãy bắt đầu với từ viết tắt PBX ( Private Branch Exchange), nó là mạng điện thoại riêng hay mạng điện thoại nội bộ của công ty.

Tổng đài VoIP, còn được gọi là tổng đài internet, là một mạng điện thoại dựa trên nền tảng Internet. Tổng đài IP PBX có thể là tổng đài vật lý đặt tại các doanh nghiệp, hoặc cũng có thể là tổng đài VoIP PBX ảo trên đám mây được cung cấp bởi một nhà dịch vụ VoIP. Tổng đài vật lý VoIP chỉ cần đầu tư 1 lần, trong khi với tổng đài ảo doanh nghiệp phải trả một khoản phí hàng tháng để sử dụng dịch vụ.

Tong dai dien thoai VoIP Wifi
Tong dai dien thoai VoIP Wifi

Ethernet là hệ thống phân phối internet trong Mạng cục bộ (LAN), như trong mạng máy tính trong văn phòng của bạn. Tương tự vậy, bạn sẽ kết nối các thiết bị điện thoại IP và tổng đài IP với Internet bằng cáp ethernet.

Wi-Fi là công nghệ sóng vô tuyến kết nối các thiết bị với internet mà không cần dây cáp. Khi thiết lập hệ thống VoIP cho doanh nghiệp, bạn sẽ sử dụng tín hiệu Wi-Fi để kết nối các điện thoại VoIP Wifi, giải pháp không dây mang lại sự linh hoạt khi triển khai, chẳng hạn như vị trí lắp đặt và cũng tiết kiệm đáng kể chi phí vật tư dây mạng và chạy dây.

3. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone đang chuyển đổi giao tiếp kinh doanh.

Trong những thập kỷ gần đây, công nghệ điện thoại thông minh đã thay đổi cách chúng ta tương tác với nhau và nhận thông tin. Theo xu hướng phát triển công nghệ, việc sử dụng điện thoại cố định của hộ gia đình và các doanh nghiệp liên tục giảm và khả năng công nghệ điện thoại Analog sẽ dừng hẳn trong thời gian tới.  

                   

Điều đó có nghĩa là gì đối với VoIP kinh doanh.

Do sự thuận tiện và khả năng tiếp cận của việc gọi điện trên internet và sử dụng điện thoại di động, có nghĩa là các doanh nghiệp đang chuyển đổi từ gọi điện thoại cố định sang điện thoại VoIP.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc có một hệ thống điện thoại phù hợp với kỳ vọng công nghệ của khách hàng là rất quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến nhận thức của họ về thương hiệu của bạn. Ngoài ra, điện thoại VoIP dành cho SMEs được trang bị các tính năng mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tạo được ấn tượng lớn. Các tính năng chính bao gồm:

Lễ tân ảo VoIP

Nhân viên lễ tân là cổng vào cho một doanh nghiệp. Với lời chào IVR trang trọng và các hướng dẫn chuyên nghiệp, bạn sẽ cho khách hàng thấy rằng cuộc gọi của họ được trân trọng. Khi nhân viên lễ tân không thể nhận cuộc gọi, chẳng hạn như đang bận với cuộc khác hoặc không có mặt tại đó, bạn có thể lập trình nhân viên Lễ tân ảo VoIP để tiếp quản. Thay vì nghe thấy tín hiệu bận hoặc bị tạm giữ (bởi nhân viên lễ tân bận rộn), người gọi sẽ nghe được các hướng dẫn bằng các tin nhắn được ghi âm sẵn và chọn một tùy chọn cho cách họ muốn tiếp tục.

Tạo trải nghiệm chuyển tiếp cuộc gọi tích cực.

Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn và nhận được bản ghi âm, các tùy chọn mà họ nghe được là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt và giữ chân họ gắn bó với doanh nghiệp của bạn. Mỗi giây được tính từ thời điểm người gọi nghe thấy lời chào đầu tiên của bạn đến hành động cuối cùng mà họ thực hiện trước khi kết thúc cuộc gọi. Bạn có thể điều chỉnh các chức năng chuyển tiếp của mình để đưa người gọi đến nơi họ cần trong thời gian ngắn nhất có thể, hoặc cũng có thể điều hướng cuộc gọi của họ tới người chuyên trách.

Thêm nhóm đổ chuông.

Đảm bảo rằng mọi người gọi đều có trải nghiệm tích cực với hệ thống gọi điện tự động của bạn bằng cách lập trình Nhóm đổ chuông lễ tân ảo qua trang quản trị web.

Đổ chuông đồng thời: Đồng thời Ring hoạt động tốt trong các phòng ban mà các nhân viên đều có trách nhiệm nhận cuộc gọi như nhau. Khi một người gọi cần nói chuyện với đại diện bán hàng, tất cả các điện thoại trong bộ phận bán hàng sẽ đổ chuông.

Đổ chuông tuần tự: Khi ai đó gọi và người đủ điều kiện nhất không có mặt, điện thoại của người đủ điều kiện tiếp theo sẽ đổ chuông. Tính năng này rất lý tưởng cho người quản lý văn phòng, những người không thể bị quấy rầy trong cuộc họp và có thể chuyển cuộc gọi đến cho trợ lý.

Di động VoIP

Ngày nay, giao tiếp khi đang di chuyển là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với thách thức trong việc làm cho việc sử dụng điện thoại di động và văn phòng trở nên liền mạch. Việc sử dụng số điện thoại của họ là không thực tế đối với những nhân viên cần sử dụng thiết bị cá nhân cho các cuộc gọi công việc. Với ứng dụng di động VoIP dành cho doanh nghiệp, họ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng một số doanh nghiệp chuyên dụng thông quan các ứng dụng phần mềm VoIP cài trên điện thoại smartphone.

Cuộc gọi hội nghị

Nếu các cuộc gọi hội nghị là một phần không thể thiếu trong công việc kinh doanh của bạn, bạn hiểu nhu cầu về một chiếc điện thoại hội nghị mang lại âm thanh hoàn hảo. Hầu hết các điện thoại IP đều có loa ngoài công suất lớn để thực hiện cuộc gọi hội nghị, cũng như có thể sử dụng các điện thoại hội nghị chuyên dụng cho các cuộc họp nhóm này.

Fax ảo

Fax vẫn là một hình thức giao tiếp quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Với hệ thống điện thoại VoIP, bạn vẫn có thể gửi fax truyền thống từ điện thoại đến máy fax. Fax ảo loại bỏ nhu cầu về thiết bị fax truyền thống.

Bản fax lúc này được chuyển đổi thành tệp PDF và được quản lý trong cổng thông tin người dùng cuối. Mỗi người dùng cần truy cập vào Virtual Fax sẽ có khả năng fax qua tiện ích mở rộng điện thoại của họ. Người quản lý tài khoản có thể xem lại nhật ký để theo dõi tất cả hoạt động Fax ảo.

Giữ số điện thoại hiện có của bạn.

Số điện thoại của bạn là huyết mạch kinh doanh của bạn, khách hàng của bạn có thể gọi cho bạn chỉ với 1 số VoIP mọi lúc, mọi nơi giúp quá trình chuyển đổi sang hệ thống IP diễn ra liền mạch. Ngay khi cắm điện thoại, bạn sẽ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Không cần thay đổi danh thiếp, tiêu đề thư và thông tin liên hệ trên trang web. Không cần phải lo lắng về việc khách hàng nhận được thông báo không còn phục vụ.

4. Cách thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại IP cho doanh nghiệp của bạn.

tong dai dien thoai VoIP
tong dai dien thoai VoIP

Việc triển khai hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone cho doanh nghiệp đơn giản và thiết lập chỉ mất vài phút. Điều này giúp đơn giản hóa phần cứng điện thoại văn phòng. Bạn cũng nhận thấy điểm khác biệt mà các doanh nghiệp nhận được khi chuyển sang dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp là việc giảm thiết bị tại chỗ. Trong trường hợp nâng cấp hệ thống, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng điện thoại bàn analog hoặc điện thoại bàn kỹ thuật số hiện có của mình thông qua các module phần cứng tương thích. Tuy nhiên, nếu có điều kiện kinh tế tốt, bạn có thể mua điện thoại IP để nâng cao trải nghiệm sử dụng.

Dựa trên nhu cầu sử dụng, có thể bạn trang bị điện thoại IP để bàn có tính năng cơ bản cho hầu hết các nhân viên và một vài chiếc VoIP cao cấp có nhiều tính năng hỗ trợ các cuộc gọi cho nhân viên lễ tân, giám đốc, những người quản lý để thực hiện các cuộc gọi hoàn hảo và chuyên nghiệp trên một hạ tầng mạng LAN dùng cáp Etherent.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xay dựng một mạng điện thoại không dây Wifi với tính năng cơ bản cho các nhân viên, và cao cấp cho lễ tân, thư ký, các vị trí quản lý. Giải pháp tổng đài điện thoại không dây Wifi không những linh hoạt khi triển khai, tiết kiệm chi phí dây cáp khi lắp đặt, nâng cao mỹ quan văn phòng làm việc, mà còn rất hữu ích cho phương án làm việc từ xa, như làm việc tại các chi nhánh khác, làm việc tại nhà (Work from home) do chúng rất cơ động khi thay đổi vị trí.

5. Ưu điểm của hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone là gì?

Khi dịch vụ điện thoại doanh nghiệp mới của bạn được thiết lập, bạn có thể tận hưởng những lợi ích đi kèm với hệ thống điện thoại internet.

Tạo ấn tượng đầu tiên tốt.

Cách khách hàng cảm nhận về doanh nghiệp của bạn thường phụ thuộc vào sự tương tác qua điện thoại ban đầu của họ. Họ sẽ nghe thấy một tin nhắn chào mừng với các chỉ dẫn chuyên nghiệp khi họ gọi điện hay họ sẽ bị tạm dừng ngay lập tức? Cho dù doanh nghiệp của bạn có hai nhân viên hay hai trăm nhân viên, doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp — mạnh mẽ hơn — với hệ thống VoIP.

Tận hưởng chất lượng cuộc gọi tuyệt vời.

Do những tiến bộ trong công nghệ điện thoại IP và tốc độ internet tăng lên, chất lượng cuộc gọi VoIP ngày nay đã rất tốt, độ trễ thấp và không còn bị giật/lag hoặc rớt tín hiệu. Miễn là bạn có kết nối internet nhanh, điện thoại của bạn sẽ cung cấp chất lượng cuộc gọi mà bạn cần.

Giảm chi phí điện thoại.

Giá thấp hơn có lẽ là lợi ích hấp dẫn nhất cho các doanh nghiệp muốn chuyển sang hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone. Nếu bạn đã từng sử dụng hệ thống điện thoại cố định cho doanh nghiệp, có lẽ bạn hiểu tầm quan trọng của khoản chi phí này, như chi phí mua phần cứng, mua vật tư cho hệ thống dây riêng, chi phí thiết lập hệ thống, chi phí cước gọi hàng tháng, chi phí mở rộng khi thêm máy lẻ và nhân viên kỹ thuật IT chuyên nghiệp để vận hành, bảo trì hệ thống.

Cải thiện năng suất với phân tích thông tin chi tiết về người gọi.

Thu thập và phân tích dữ liệu kinh doanh của bạn là một chức năng cần thiết để giám sát và cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn. Nhật ký cuộc gọi VoIP cho doanh nghiệp giúp bạn cải thiện trải nghiệm

Với khách hàng: Khách hàng đã đợi bao lâu trước khi tiếp cận đúng người? Họ đã phải hoàn thành bao nhiêu bước? Họ đã kết thúc cuộc gọi trước khi nói chuyện với ai đó?

Cung cấp phản hồi có giá trị cho nhân viên: Nhân viên có phải chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng đến một người có năng lực hơn hoặc một bộ phận khác không? Thời gian và tần suất cuộc gọi có cho thấy mức độ hài lòng chung của khách hàng không?

Kết nối với các nhóm từ xa của bạn.

Thông thường, trong kinh doanh, nhân viên được dàn trải. Bạn có thể có văn phòng ở các thành phố hoặc quốc gia khác, nhân viên thường xuyên đi công tác hoặc những người làm việc ở xa mà bạn không bao giờ gặp trực tiếp. Hệ thống VoIP của bạn sẽ cung cấp các công cụ bạn cần để liên lạc với nhân viên một cách dễ dàng — bất kể họ ở đâu.

Giao tiếp theo cách của bạn: Cho dù bạn muốn tổ chức các cuộc gọi nhóm hay thực hiện các tin nhắn nhanh, dịch vụ điện thoại VoIP của bạn sẽ cung cấp cho bạn sự linh hoạt cần thiết để giữ liên lạc.

Họp hội nghị: Họp nhóm trực tuyến trở thành một phần bình thường của hoạt động kinh doanh, và bạn có thể thiết lập cuộc gọi hội nghị trong tích tắc. Người dùng có thể gọi điện qua điện thoại để bàn VoIP, máy tính hoặc thiết bị di động.

Nâng cao hiệu quả liên lạc: Khi giao tiếp hiệu quả và thuận tiện, hiệu quả kinh doanh của bạn sẽ dễ dàng hơn, thông tin cập nhật sẽ được duy trì liên tục giúp mọi người đi đúng lịch trình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *