Lắp đặt tổng đài điện thoại

Khi bạn đã quyết định cài đặt một hệ thống tổng đài điện thoại tại văn phòng gia đình hoặc doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, trường học, bệnh viện, ngân hàng,… bạn cần chọn hệ thống điện thoại nào tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của mình và tìm hiểu cách bắt đầu thiết lập một hệ thống.

Với hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP, việc lắp đặt và cấu hình hệ thống giờ không còn quá phức tạp, kể cả khi thêm thiết bị điện thoại VoIP để mở rộng sau này. Chỉ với một mạng LAN không dây Wifi hoặc mạng có dây sẵn có và với những điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay trong tay, bạn có thể dễ dàng thiết lập một tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP theo nhu cầu của mình. Với nhiều tính năng được bổ sung hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống, tổng đài điện thoại IP mang lại các lợi ích.

  • Dễ dàng lắp đặt và triển khai nhanh chóng trên hạ tầng mạng LAN có sẵn.
  • Có sẵn các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,…
  • Tiết kiệm chi phí vật tư khi không cần đầu tư thêm dây điện thoại độc lập.
  • Nhận diện thương hiệu tốt hơn khi toàn bộ nhân viên chỉ dùng với số máy hotline của doanh nghiệp để liên lạc với khách hàng.
  • Giảm việc đi lại khi tăng cường giao tiếp bằng giọng nói qua tổng đài nội bộ VoIP.
  • Chuyên nghiệp hơn khi khách hàng gọi điện với lời chào trân trọng tự động hoặc nhân viên lễ tân hướng dẫn kết nối tới người phụ trách.
  • Giảm cước phí liên lạc hàng tháng phải trả cho nhà mạng khi phần lớn các cuộc gọi có thể thực hiện nội bộ tại văn phòng và chi nhánh ở xa qua mạng Internet.
  • Đảm bảo thẩm mỹ và giảm vật tư, dễ tiếp cận với các vị trí lắp đặt với tổng đài điện thoại không dây Wifi.
  • Linh hoạt khi bố trí vị trí lắp đặt.
  • Giảm thời gian lắp đặt cho toàn bộ hệ thống
  • Cấu hình tổng đài IP và điện thoại IP dễ dàng trên giao diện Web.
  • Có thể cấu hình tại chỗ hoặc từ xa chỉ với máy tính PC, smartphone, Table PC.
  • Dễ dàng mở rộng và nâng cấp bổ sung máy điện thoại trong tương lai
he thong tong dai dien thoai IP
He thong tong dai dien thoai IP có dây và không dây Wifi

Các điều kiện cần thiết để lắp đặt tổng đài điện thoại IP/VoIP

  • Có mạng LAN có dây hoặc không dây Wifi
  • Có thiết bị Switch còn đủ cổng, có dây cáp mạng đầu nối RJ45 tới vị trí lắp đặt đối với mạng điện thoại VoIP dùng dây.
  • Có thiết bị Wifi Router, Wifi AP phủ sóng tới các vị trí lắp đặt điện thoại không dây Wifi
  • Mua đủ số lượng điện thoại VoIP cho các nhân viên sử dụng.
  • Mua tổng đài IP có tài khoản SIP đáp ứng đủ với số lượng điện thoại IP đã mua, có tính mua dư thêm SIP để mở rộng trong tương lai.
  • Có máy tính PC để cấu hình thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP

Lắp đặt tổng đài IP, điện thoại IP và thiết lập hệ thống

Sau khi công tác chuẩn bị đã xong, bạn sẽ cần phải lắp đặt và định cấu hình các tính năng của thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP để hoàn tất thiết lập VoIP cho doanh nghiệp của mình. Bạn sẽ có thể sử dụng trình hướng dẫn thiết lập để đảm bảo bạn định cấu hình đúng và nhanh hơn cho các tính năng cần thiết của hệ thống VoIP.

1.Kiểm tra kết nối mạng

  • Tổng đài điện thoại không dây Wifi: Kết nối PC hoặc Spmartphone để kiểm tra tốc độ mạng Wifi bằng phần mềm speedtest.
  • Tổng đài điện thoại dùng dây: Kết nối máy tính với đầu nối RJ45 tại vị trí lắp đặt, kiểm tra tốc độ mạng bằng Speedtest. Kiểm tra nguồn PoE nếu dùng điện thoại VoIP PoE.

2. Kết nối và cấu hình tổng đài IP

Lắp đặt tổng đài nội bộ
Giao diện cài đặt tổng đài IP
  • Lắp đặt tổng đài IP vào vị trí thuận lợi trên bàn hoặc trên giá rack, nơi có ổ cắm mạng và nguồn điện.
  • Cắm đầu nối RJ45 mạng cục bộ vào tổng đài IP
  • Cắm nguồn vào tổng đài IP và bật nguồn điện
  • Nối máy tính PC với tổng đài qua trình duyệt Web và thực hiện cấu hình thiết bị.
  • Kết nối tổng đài với SIPtrunk hoặc PSTN của nhà cung cấp dịch vụ viễn thông cho các cuộc gọi ngoại mạng.
  • Chèn bản ghi âm lời chào IVR vào tổng đài nếu bạn muốn dùng tính năng lễ tân ảo.
  • Thiết lập quy tắc cho từng số máy nội bộ khi gọi cho nhau và gọi ra ngoài, tính năng ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi,…

3. Kết nối và cấu hình điện thoại IP

  • Lắp đặt điện thoại để bàn IP/VoIP vào vị trí làm việc của nhân viên hoặc treo tường theo nhu cầu.
  • Cắm dây RJ45 vào điện thoại IP Phone HOẶC kết nối Wifi nếu sử dụng điện thoại Wifi IP Phone.
  • Cắm nguồn cho điện thoại và bật nguồn.
  • Nối máy tính PC với điện thoại qua trình duyệt Web và cấu hình.
  • Chọn số nội bộ đã khai báo sẵn trên tổng đài IP.

4. Thử thực hiện cuộc gọi và các tính năng đã cài đặt

Sau khi hoàn tất lắp đặt và cấu hình tổng đài IP, điện thoại IP và hệ thống đã nhận nhau, bạn có thể:

  • Thực hiện cuộc gọi nội bộ và ra ngoại mạng.
  • Kiểm tra các thiết lập tính năng đã cấu hình.

Những lợi thế khi chuyển sang VoIP rất hấp dẫn. Lắp đặt và cài đặt một giải pháp VoIP mới giờ đã dễ dàng hơn rất nhiều, thậm chí không cần các kỹ năng kỹ thuật IT đặc biệt.. Hướng dẫn này cho thấy quá trình thiết lập hệ thống VoIP đơn giản như thế nào và bạn thấy rằng hoàn toàn có thể tự thiết lập một hệ thống VoIP không dây Wifi và có dây cho doanh nghiệp của mình.